YAiOptica nació de un caso real: una cadena de ópticas en República Dominicana, con una principal y nueve sucursales, que necesitaba ver todo su negocio en un solo lugar. En este vídeo hacemos un recorrido general por el sistema y por los problemas que resuelve.

Todas las sucursales, desde cualquier lugar

Desde el inicio de sesión se elige la sucursal en la que se va a trabajar. Pero un usuario administrador no queda limitado a esa sucursal: ve en tiempo real los movimientos de todas, sin importar desde dónde haya entrado. Y como el sistema funciona también en el celular, el dueño puede revisar su negocio aunque esté en la carretera.

Inicio de sesión de YAiOptica

Usuarios, roles y permisos

  1. Roles: súper administrador (todas las sucursales), administrador de sucursal o ventas.
  2. Un administrador de sucursal se asigna a su sucursal: al iniciar sesión entra directamente en ella, sin ver la lista de las demás.
  3. Permisos por módulo: se activa o desactiva cada módulo del menú para cada usuario, desde el dashboard hasta la activación del producto.
  4. Autorización en el momento: si un usuario necesita entrar a un módulo que no tiene permitido, un administrador escribe su usuario y contraseña y le da acceso temporal.

Permisos por módulo de un usuario

Laboratorio bajo control

El laboratorio era una de las piezas clave: tener a la vista todos los trabajos en cola y saber en qué estado está cada uno, con los usuarios del laboratorio identificados.

Mensajes automáticos y un agente de inteligencia artificial

El cliente quería avisar a sus pacientes de forma automática. Para eso integramos un agente de IA que se conecta por:

  1. WhatsApp: con la API oficial de Meta (la opción recomendada para enviar a escala sin riesgo de bloqueo) o con WhatsApp Web, que tiene límites no publicados y puede bloquear el número si se usa para envíos masivos.
  2. Telegram: creando un bot con BotFather.
  3. Correo electrónico: con la cuenta del negocio y una contraseña de aplicación.

El agente puede usar el proveedor de IA que prefieras (Ollama en local, OpenAI, Gemini, Claude o una API compatible) y responde a los clientes las 24 horas. En la prueba del vídeo, preguntamos qué productos ofrece la óptica: el agente responde con el catálogo, avisa de que la sucursal está cerrada (era domingo), da el horario y ofrece agendar una cita para el próximo día hábil. Cuando el cliente da sus datos, el sistema lo registra y lo trata por su nombre.

Respuesta del agente de IA en la consola de pruebas

CRM: la agenda de citas

Con las citas en papel no había forma de saber qué días y a qué horas llegaban los pacientes. El CRM reúne la agenda en un calendario (mes, semana, día o lista) y se integra con el agente, que puede agendar por sí solo.

Calendario de citas del CRM

Ventas sin complicaciones

Antes, cobrar una parte en efectivo y dejar el resto a crédito obligaba a dar varios pasos. En YAiOptica se hace en el mismo formulario de venta: pagos combinados y saldo a crédito, todo en una sola operación. A esto se suma la facturación, incluida la electrónica (e-CF).

Módulo de ventas de YAiOptica

Próximos vídeos

Esta es solo la vista general. En los próximos vídeos veremos cada módulo en detalle: el agente de IA conectado a WhatsApp en tiempo real, las citas, las ventas con pagos mixtos y la facturación.